PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI)
PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
Presentación
El POI, es una herramienta
administrativa, en este presente trabajo desarrollamos todas las implicidades
del POI, viendo su desarrollo su aplicación.
El POI usada por todas las instituciones
públicas es de vital importancia ya que sin un plan no tendríamos la brújula
para llevar al éxito nuestra administración, SU OBJETIVO es priorizar, organizar y programar
las acciones de corto plazo de todas las
dependencias
municipales.
Las Prioridades institucionales, Los Objetivos operativos de
cada dependencia municipal, La Programación de metas operativas y Los Responsables son parte del Plan Operativo
Institucional.
El presente trabajo de Pre Investigación los desarrollamos con
mucho esfuerzo y esperamos sepan valorarlo.
Introducción
Los Gobiernos Locales deben iniciar de manera corporativa un
proceso de modernización institucional, que le permita lograr mayores y mejores
niveles de eficiencia y eficacia en lo concerniente a su gestión institucional.
Se entiende como gestión institucional todo aquel esfuerzo
realizado por la organización, en el desarrollo de procesos, actividades y
tareas que integradas entre sí, permiten cumplir con los objetivos y metas
establecidos en el Plan Operativo Institucional (POI).
En línea con
lo señalado queda
pues claro que no
existe posibilidad de coadyuvar a este propósito, si en primera
instancia no se logra el alineamiento de estos esfuerzos con los ejes
estratégicos establecidos y los objetivos estratégicos que se encuentran
contenidos en los planes de largo, mediano y corto plazo, es por ello
importante, contar con un Manual Operativo para la formulación y
elaboración del Plan Operativo
Institucional, con la finalidad
de contar con un marco de referencia técnico para la construcción de una
cultura de planeamiento y consecuentemente de alineamiento de los esfuerzos
institucionales en materia de gestión corporativa.
Es por este motivo fundamental, que sobre la base del presente
instrumento de gestión se establezca un proceso de implantación de lineamientos
de gestión anual, que permitan garantizar el alineamiento de este con el Plan
de Desarrollo Concertado y el Plan de Desarrollo Institucional, es decir, que
deben articularse de manera integral, todos los componentes y/o elementos que
constituyen la estructura básica en la gestión institucional, principalmente en
materia de inversiones.
Objetivo Principal
El presente trabajo
operativo tiene por finalidad dotar a los Gobiernos Locales, de un instrumento
de gestión que establezca los lineamientos básicos y responsabilidades bajo las
cuales se tienen que conducir sus miembros, de tal manera de garantizar su
pleno funcionamiento como soporte técnico de la Gerencia Municipal en materia
de gestión institucional en general, de priorización de inversiones y
seguimiento a la ejecución de las mismas en particular.
Disponer de
un Documento de Gestión que refleje el accionar de las dependencias, en el
marco de los Lineamientos de Política Local y Objetivos Institucionales.
Orientar a
las dependencias para la Elaboración de su Plan Operativo acorde a las
necesidades ciudadanas y política Institucional.
Objetivos
Específicos
Contar con
una herramienta que permita no solo la correcta administración del Comité de
Gestión e Inversiones, sino también la implantación a través del mismo a toda
la organización, de una nueva cultura de trabajo que tenga como guía los
conceptos de planeamiento, objetivos, cumplimiento de metas y calidad de los
resultados.
Contar con
una herramienta que permita garantizar el correcto control y monitoreo tanto de
la ejecución del Plan Operativo Institucional, como de aquellas acciones
adoptadas por el Comité de Gestión e Inversiones tendientes a promover la
eficiencia, eficacia y oportunidad del mismo.
Contar con
una herramienta de gestión que permita institucionalizar los procesos de mejora
continua.
Desarrollo Temático
1. ¿Qué Es El Plan
Operativo Institucional?
1.1.
El plan operativo institucional es un plan de
trabajo de municipalidad expresa lo que ésta va a hacer durante un determinado
año.
1.2.
Es una herramienta de planificación
institucional de corto plazo, en la que
se establecen los objetivos y programan las metas operativas de cada una de las
dependencias municipales, según las prioridades institucionales que se establezcan
para cada período anual.
1.3.
SU OBJETIVO es priorizar, organizar y programar
las acciones de corto plazo de todas las
dependencias
municipales, teniendo como marco el plan de
desarrollo institucional.
2. El Plan Operativo Es Necesario Porque:
2.1.
Permite que la
municipalidad cuente con una "lógica de conjunto" para la acción
institucional en el corto plazo.
2.2.
Contribuye a lograr la
coherencia de la gestión institucional municipal mediante la organización y
coordinación de las actividades de las diferentes dependencias municipales, en
función de las prioridades institucionales
2.3.
Ayuda a lograr la
mejor combinación posible entre el potencial humano de la organización y sus
recursos materiales y financieros.
3. Los Objetivos Del Plan Operativo Institucional Son:
3.1.
Evitar la superposición (duplicación) de
actividades en5re las diferentes dependencias municipales.
3.2.
Las prioridades establecidas en el presupuesto
Enfocar la gestión institucional en el logro de participativo, el plan de
desarrollo institucional y el plan de desarrollo concertado.
3.3.
Identificar el papel de cada dependencia
municipal para el mejor desempeño de la misión municipal.
4. ¿Qué Contiene El Plan Operativo Institucional?: El plan operativo
institucional debe contener -como mínimo- la siguiente información:
4.1.
Prioridades
institucionales: Son los lineamientos generales, las políticas públicas locales,
que todas las dependencias municipales deberán observar en su gestión operativa
durante un determinado año. Estas prioridades se enmarcan dentro de los
objetivos estratégicos establecidos en el plan de desarrollo institucional, de
modo que la municipalidad pueda contribuir al desarrollo local.
4.2.
Objetivos
operativos de cada dependencia municipal: Son los
propósitos que perseguirá cada dependencia municipal en su gestión operativa.
Ellos deben contribuir necesariamente al logro de las prioridades
institucionales establecidas para el año.
4.3.
Programación
de metas operativas: Es el
ordenamiento en el tiempo de lo que cada dependencia municipal va a producir
durante el año. Comprende también el proceso de sincronización entre la
programación operativa propuesta por las diferentes dependencias municipales.
Sincronizar es ubicar en el tiempo las metas programadas, de modo que las tareas
que deban realizarse para su cumplimiento se coloquen en orden de prioridad.
4.4.
Responsables: Son las personas
y/o dependencias que se harán cargo del cumplimiento de las metas operativas
programadas.
4.5.
Cuadro de necesidades: Es el documento
que contiene los requerimientos para las adquisiciones o contrataciones que
serán necesarias realizar para lograr las metas operativas programadas.
5. ¿Cómo Elaboramos El Plan Operativo
Institucional?: Existen muchas maneras para elaborar el plan operativo
institucional, esto depende principalmente de cómo está organizada la
municipalidad.
Por ejemplo: En
las municipalidades rurales -que no cuentan con muchas dependencias orgánicas,
la preparación del plan operativo institucional significará más bien elaborar
un plan de trabajo de todas las personas que integran la organización
municipal. Dicho plan operativo institucional precisará entonces los objetivos
y metas operativas de cada uno de los responsables, según el cargo que se
encuentre desempeñando.
No obstante, las
diferencias que pudieran existir entre la realidad institucional de las municipalidades,
existen ciertas condiciones que deben observarse de todas maneras para elaborar
el plan operativo institucional, a saber:
5.1.
El plan operativo institucional debe elaborarse participativamente: En su
elaboración se debe propiciar la
participación activa de todo el personal de la municipalidad, de esta manera
las ideas y propuestas para la construcción del plan operativo se verán
enriquecidas por las diferentes maneras de ver la gestión municipal que tienen
-en una misma municipalidad- los funcionarios, los servidores, los obreros y el
personal contratado.
5.2.
El plan operativo institucional debe elaborarse teniendo presente las prioridades institucionales de la municipalidad para el año a programar: No es posible
contar con un buen plan operativo institucional si es que las dependencias y el
personal no saben cuáles serán las prioridades de la acción municipal para
dicho período. Es importante que las autoridades municipales definan y
comuniquen oportuna- mente las políticas públicas locales, de modo que se
propongan los objetivos y metas operativas para el ejercicio anual en función
de las mismas.
6. Pasos Para
Elaborar El Plan Operativo
Institucional: A continuación presentamos los pasos básicos
para elaborar el plan operativo institucional:
6.1.
Establecer Las
Prioridades Institucionales ¿Quién lo hace?: Corresponde a las
autoridades municipales (concejo municipal y alcalde) establecer los
lineamientos de política institucional que la municipalidad perseguirá durante
un determinado año fiscal.
Es recomendable que dichas prioridades se establezcan teniendo en
cuenta los procesos clave que impulsa la organización municipal. Los procesos
clave son las líneas principales de acción municipal que aglutinan un conjunto
de actividades y que responden directamente a la misión de la municipalidad.
Son procesos clave
·
La promoción del desarrollo
·
La prestación de servicios públicos locales
·
La administración municipal, entre otros.
Es importante que
las autoridades municipales comprendan qué implican los procesos clave, dado
que cada uno de ellos responde a una manera de hacer las cosas. En un sen5ido
más amplio, el término "proceso" se refiere a cómo se hacen las cosas
y no a qué cosas se hacen.
Veamos el
siguiente ejemplo: ”Si cruzo una
calle, eso es lo que estoy haciendo, pero el proceso es la manera cómo lo hago:
caminando, corriendo, esquivando autos, pidiendo a alguien que me ayude, etc.”
Entonces, al
definir las prioridades institucionales, las autoridades municipales deben
tener en cuenta:
·
La manera cómo se están desenvolviendo los
procesos clave de la municipalidad.
·
La manera cómo quisieran que dichos procesos
clave funcionen.
Los objetivos
estratégicos del plan de desarrollo institucional y los compromisos asumidos
por la municipalidad con respecto al plan de desarrollo local concertado.
6.2.
Proposición De Los Objetivos Operativos: Teniendo en cuenta las prioridades institucionales, cada dependencia
municipal propone sus objetivos operativos. Los
objetivos operativos: ¿Cuáles son nuestros propósitos? Son los
propósitos fundamentales que persiguen un terminado órgano estructural o
dependencia. Responden di- rectamente al papel que juega la dependencia en la
organización municipal para cumplir con la misión de la municipalidad. Los
objetivos operativos pueden proponerse en dos niveles:
Ø
En el nivel de órgano estructural: Ej.: oficina de administración, oficina de desarrollo urbano, etc. Los
objetivos operativos que se proponen en nivel de órgano estructural deben
resumir los objetivos de las dependencias que lo conforman.
Ø
En el nivel de unidad orgánica: Ej.: al interior de la oficina de administración tendremos los objetivos
operativos de las oficinas de contabilidad, tesorería, personal,
abastecimiento, etc. Dependencia de un órgano estructural.
Debe advertirse que cada jefatura de
órgano estructural también es considerada como una dependencia, razón por la
cual -al igual que estas últimas- debe proponer sus objetivos operativos en su
calidad de órgano de dirección.
Tanto
los objetivos operativos
propuestos por los
órganos estructurales como
por las unidades orgánicas, son el inicio de
los trabajos del planeamiento
Operativo
institucional que terminarán en
la aprobación del plan operativo
institucional.
Recuerda que:
·
Los objetivos
operativos no deben confundirse con los resultados a lograr (en este caso, se
trataría de metas operativas).
·
Los objetivos
operativos tampoco son los insumos con los que deberá contar la municipalidad
para lograr sus metas (comprar equipos, contratar personal, adquirir equipos).
·
Los objetivos
operativos no deben confundirse con las funciones previstas en el reglamento de
organización y funciones ROF para una determinada de- pendencia, dado que éstas
son responsabilidades que se derivan de su ámbito de competencia funcional.
6.3.
Determinación De Las Metas Operativas:
Al igual que los objetivos operativos, las
metas operativas son propuestas por todas las dependencias de la entidad
(incluidos sus órganos de dirección).
Todo objetivo operativo debe ser expresado
en una o varias metas operativas para poder medir su logro. Al cumplir las
metas operativas constataremos el
cumplimiento de los objetivos.
A partir de las metas operativas así
determinadas, podrán proponerse indicadores para medir la gestión operativa de
la municipalidad, en términos de eficacia, eficiencia, impacto, cobertura,
calidad, rendimiento, entre otros criterios.
No confundamos una meta operativa con las tareas o trabajos para
llevarla a cabo.
Las
tareas y los trabajos constituyen las acciones operacionales necesarias para
lograr un determinado producto intermedio o final (meta operativa).
Las
tareas son las acciones de carácter operacional inscritas en una actividad
(categoría presupuestaria). Los trabajos
constituyen acciones operacionales inscritas en un proyecto (categoría
presupuestaria).
6.4.
Establecer El
Cronograma De Trabajo: En el cronograma se expresa la programación de
la gestión institucional para un determinado año. Es un calendario anual
dividido en trimestres en el que se precisa cuando deben cumplirse las metas
operativas que las dependencias propongan para un determinado año fiscal. Es
muy importante dar la atención necesaria a la elaboración del cronograma de
trabajo porque constituye un insumo importante para la programación
presupuestaria de gastos, la cual debe estar articulada con la planificación
operativa de la municipalidad. Por ano, debe tenerse presente que el
planeamiento operativo es anterior a la programación presupuestaria. Como
resulta evidente, las metas operativas que no se programen, estarán sujetas a
la disponibilidad presupuestaria (saldos
presupuestarios que se obtengan por
ahorros) y/o a la priorización que
determine el titular del
pliego durante la fase
de ejecución presupuestal.
6.5.
Secuenciar Las
Actividades En Función Del Cronograma De Trabajo: La secuencia de
las tareas y trabajos en forma específica las acciones o actividades que cada
dependencia deberá desarrollar para lograr una determinada meta operativa. Esta
secuencia es el desagregado del cronograma de trabajo descrito en el numeral
precedente. Es importante porque nos proporciona la siguiente información:
·
Las fechas de inicio y fin de las tareas y / o
trabajos para lograr una determinada meta operativa.
·
Los periodos en que se producirá un mayor
esfuerzo por parte de la municipalidad debido a la realización de múltiples
tareas (ruta crítica).
·
Conocimiento oportuno y con anticipación
debida de las tareas que implicarán la adquisición y/o contratación de
determinados bienes y servicios, necesarios para el logro de las metas
operativas.
6.6.
Previsión De
Gastos: Las dependencias municipales deben detallas todos los bienes y
servicios así como el equipamiento necesario que necesitarán para el
cumplimiento de sus metas operativas, y para ello, deben llenar un formato
denominado cuadro de necesidades. El equipamiento no existe si es que no se
precisa a qué meta operativa contribuye. No se trata de pedir por pedir. Se
trata de señalar lo que realmente se necesita para cumplir con las metas
operativas.
7. El
Proceso de Modernización
y el Planeamiento
Operativo Institucional: Resulta particularmente importante establecer
cuál es el marco teórico dentro del cual
se encuentran enmarcadas las funciones del planeamiento operativo
institucional, de tal manera de contar con una visión clara sobre el enfoque
que debe servir de guía a los miembros de la organización en su compromiso con
la institución. Los procesos de modernización institucional o empresarial según
sea el caso se desarrollan
sobre la base
de cinco (5)
grandes pilares: Estructura
Organizativa, Procesos de Trabajo, Recursos Humanos, Desarrollo Tecnológico y
Clima & Cultura Organizacional, para mejor ilustración ver
El proceso de modernización del Estado y de
las instituciones que lo conforman no es ajeno a esta realidad, es por ello
imprescindible que a partir de este concepto se pueda iniciar un proceso de
cambio que permita la consolidación de la gestión institucional en términos de
eficiencia, eficacia, transparencia y calidad de servicio a los ciudadanos. En
línea con lo señalado, el presente manual operativo está dirigido no solo a
constituirse en un instrumento que sirva de guía a la institución a los efectos
de planificar anualmente sus necesidades de inversión, sino también en un
vehículo a través del cual se transite hacia un modelo de gestión moderno en
términos de planificación y articulado con los intereses ciudadanos. El concepto
de modernidad en las organizaciones de cualquier
naturaleza, está íntimamente ligado al planeamiento operativo, pues es a través
del mismo en que quedan plasmados las acciones y los proyectos, dirigidos a la
consecución de los objetivos institucionales y a su fortalecimiento
institucional.
8. Marco
Teórico del Planeamiento
Operativo Institucional (La Gestión
Territorial): Este segundo componente del marco conceptual tiene una relación
directa con la gestión institucional, toda vez que a través del mismo se
establecen las prioridades que posteriormente darán lugar a la toma de decisiones en materia de
evaluación y selección de los proyectos que formarán parte del plan operativo
institucional. Cuando nos referimos a la gestión territorial, estamos haciendo
hincapié en todos aquellos componentes tales como: luz, agua, desagüe,
carreteras, comunicaciones, educación, pobreza, etc., que constituyen elementos
vitales en lo concerniente a su atención por parte de la autoridad municipal y
por lo tanto el marco de referencia ineludible para la evaluación, selección y
priorización de los proyectos que formarán parte del plan operativo
institucional. Este concepto resulta fundamental en la elaboración del plan
operativo institucional, por cuanto
la realidad nacional
en lo referente
a los recursos asignados para
cada gobierno regional o local, nos indica que estos siempre serán
insuficientes para cubrir la totalidad de los requerimientos de la población,
por tanto la gestión territorial nos da un marco referencial por excelencia
para cimentar un sistema de priorización de proyectos sobre la base de los
indicadores de pobreza y limitaciones de servicios básicos.
9. Metodología
para la Elaboración
del Plan Operativo Institucional: Para poder
entender cada una de las
fases de la
elaboración del Plan Operativo Institucional debemos entender
el significado de lo que es el planeamiento y entonces diremos que: “El planeamiento es aquel proceso
consistente en establecer los mecanismos que permitan evaluar, seleccionar y
ejecutar de manera ordenada, programada y transparente todas aquellas acciones
constituidas por proyectos, actividades y/o tareas requeridas para la
consecución de los objetivos estratégicos”. En línea con lo señalado, el
plan operativo institucional constituye la herramienta e instrumento técnico
que permite consolidar las acciones de planeamiento de cada período anual, ya
que se debe tener en cuenta tal como especificaremos más adelante, que el plan operativo
institucional constituye el planeamiento de corto plazo (un año). A continuación
se desarrollan las siete fases que constituyen la metodología para la elaboración
del Plan Operativo Institucional.
9.1.
Fase 1 - El
Alineamiento: El primer paso es el alineamiento entre el Plan Estratégico (Plan
de Desarrollo Concertado-PDC y Plan de Desarrollo Institucional) en donde se
encuentran representados los grandes retos de la gestión territorial, con el
Plan Operativo Institucional, este alineamiento debe dar lugar
indefectiblemente a una gestión institucional moderna, eficiente, eficaz y
oportuna.
De manera objetiva esta fase debe permitirnos identificar los
grandes ejes estratégicos, a manera de ejemplo utilizaremos a la Municipalidad
Provincial de Huarmey y los documentos elaborados en el PDC, PDI y POI para
este gobierno local, en este caso tenemos los ejes estratégicos, los mismos que
han sido ya definidos en el Plan de Desarrollo Concertado y son los siguientes:
Ø Eje Estratégico
de Desarrollo Social.
Ø Eje Estratégico
de Desarrollo Económico.
Ø Eje Estratégico
de Desarrollo Ambiental.
Ø Eje Estratégico
de Desarrollo Institucional y de Capacidades.
El presente
manual del Plan Operativo Institucional no tiene por finalidad entrar en el
detalle de la formulación del PDC, sin embargo consideramos importante que los
funcionarios o usuarios del presente documento cuenten con información respecto
a los detalles de su elaboración, toda vez que este sirve de base para la
formulación del Plan Operativo Institucional. En el Anexo Nº 2 se muestra el
informe final elaborado por la consultora GOVERNA S.A.C. relacionado al PDC.
En resumen, la
Fase de Alineamiento tiene como objetivo principal, definir el marco de
referencia dentro del cual se formularán las acciones de corto plazo (Plan Operativo
Institucional), es decir, una vez
formulados los ejes estratégicos de desarrollo en el PDC y en el PDI, no se
podrá formular ningún lineamiento o referencia que no esté alineado a estos
ejes estratégicos definidos en el Plan Estratégico (Plan de Desarrollo Concertado-PDC y Plan de
Desarrollo Institucional). En Primer lugar el PDC representa la estrategia de
desarrollo de una región, tal como se menciona en la Guía Rápida, se formulan los grandes objetivos estratégicos a partir de un diagnóstico de la
región y de un análisis de sus potencialidades, estos Objetivos o Ejes
Estratégicos van a ser abordados desde la perspectiva del rol del gobierno
local en el PDI, utilizando una estrategia y un análisis de indicadores
sociales y de pobreza por centros poblados (concepto de desarrollo territorial)
se van a priorizar los programas y proyectos
buscando tener un plan cohesionado de desarrollo impulsado por el gobierno
local. Para llevar a cabo esta etapa se deben comprender claramente los roles
del gobierno local.
9.2.
Fase 2 - Los
Requerimientos: Con los ejes estratégicos, lineamientos
y marco de referencia ya definidos en la Fase de Alineamiento, se procede a identificar
las potenciales acciones y proyectos requeridos por la provincia de Huarmey, esta identificación se efectúa a través
del pueblo organizado o ciudadanos de la provincia y por intermedio de las
diferentes áreas funcionales de la organización municipal. A continuación se
detalla las características de la obtención de ideas o proyectos de acuerdo a
la fuente de las mismas:
Ø
Pueblo Organizado
y/o Ciudadanos de la Provincia de Huarmey: El marco legal
existente a previsto e implantado la democracia participativa en la elaboración
de los proyectos de inversión de desarrollo social, económico, ambiental e
institucional, para lo cual se desarrolla entre los meses de marzo y julio de
cada año el denominado presupuesto participativo, el que por razones técnicas y
administrativas siempre se encuentra desfasado en un año de su fuente de
financiamiento, que para el caso de la Provincia de Huarmey es el Canon y Sobre
Canon Minero. Este mecanismo de participación organizada, se viene perfeccionando
año a año en lo referente a la participación de la población organizada, sin embargo
resulta fundamental establecer una política que establezca y asigne un
porcentaje (%) del total de los recursos, para el financiamiento de los
proyectos priorizados en el proceso de
presupuesto participativo, toda vez que de esa manera se transmite que la
participación ciudadana tiene un correlato efectivo en la cristalización de los
requerimientos planteados en el proceso. En el caso de la Provincia de Huarmey
se ha establecido a través del Comité de Gestión e Inversiones un porcentaje de
50%, el que podrá incrementarse de acuerdo a la pertinencia sobre el tema. No
siendo el propósito de este manual operativo, desarrollar el tema del
presupuesto participativo, solo nos limitaremos a destacar que los proyectos de
dicho proceso son seleccionados a través de un mecanismo de priorización que es
puesto en conocimiento de los agentes participantes, de tal manera que al finalizar
el proceso quede meridianamente claro que proyectos fueron seleccionados y cuales no alcanzaron un
puntaje suficiente para su incorporación en la agenda de inversión del año
siguiente. En resumen el presupuesto participativo es una fuente importante para establecer los requerimientos de la
gestión territorial y la articulación de los mismos con los ejes estratégicos.
Ø
Áreas Funcionales
de la Municipalidad
Provincial de Huarmey: Otra importante
fuente para obtener información sobre las necesidades no cubiertas como parte
de la gestión territorial son las propias
áreas funcionales relacionadas con la formulación y evaluación de proyectos de
distinta naturaleza, relacionados con su responsabilidad funcional, los cuales
pueden tener las siguientes características:
o Proyectos relacionados
con los ofrecimientos de la campaña política que deben ser promovidos por el
Alcalde Provincial electo.
o Proyectos
relacionados con el área funcional de Desarrollo Urbano y técnicamente
orientados al fortalecimiento de aspectos
de cobertura de
necesidades básicas, tales como: luz, agua, desagüe, saneamiento
catastral y otros.
o Proyectos
orientados al desarrollo social y que deben ser promovidos por el área funcional
competente.
o Proyectos
relacionados al fortalecimiento institucional, que deben ser promovidos por las
áreas funcionales rectoras en materias de
su incumbencia, tales como: Planeamiento, Presupuesto, Racionalización
y Sistemas (Desarrollo Tecnológico, Mejora Continua),
Personal (Desarrollo de Capacidades), Órganos de Línea (Servicio al Ciudadano)
y otros.
Ø
Base de
Datos de la
Oficina de Programación
de Inversiones: Esta oficina tendrá en esta fase la
responsabilidad de alcanzar un listado de proyectos viabilizados o no que hayan
sido incorporados en ejercicios de años anteriores y que no fueran priorizados
por razones de financiamiento y/o por estar en desarrollo los estudios
preliminares, es decir, en este último caso, proyectos que fueran priorizados
en ejercicio anteriores que no hayan sido ejecutados en su totalidad. Todos los
requerimientos obtenidos a través de las diferentes fuentes antes descritas,
deberán conformar el Listado de Requerimientos que servirán de base para el
debate técnico en el Comité de Gestión e Inversiones.
9.3.
Fase 3 - Las
Fuentes de Recursos y su Dimensión: Esta fase es el
complemento fundamental para poder establecer exactamente con cuántos recursos
económico-financieros contamos y de que fuentes provienen, para el caso de la
Provincia de Huarmey las fuentes de financiamiento actualmente vigentes son las
siguientes:
Ø
Canon y Sobre Canon Minero
Ø
Fondo Minero de Antamina
Ø
Fondo de Sostenibilidad
Ø
Gobierno Central a través de sus diferentes
Ministerios.
Ø
Gobierno Regional de Ancash
Ø
Foniprel
Ø
Agua para Todos
Ø
Saldos de Balance
Tal como ya lo
mencionáramos esta fase es importante para poder tener claro la cantidad de
recursos con los que cuenta el municipio y contar de esta manera con las dos
variables requeridas para el desarrollo de la Fase Nº 6: el Alineamiento.
9.4.
Fase 4 - Oportunidad
de los Recursos: Tal como su nombre lo indica, en esta fase se
establecerá de manera puntual en que fechas del período anual se contará con
los recursos derivados de cada fuente de financiamiento, de tal manera de poder
establecer las siguientes pautas:
Ø
Determinar con la mayor aproximación posible
las fechas en que se contarán con los montos correspondientes a cada fuente de
financiamiento, con la finalidad de asegurar y garantizar que la programación
de la ejecución de las inversiones se efectúe dentro de las fechas y plazos
previstos.
Ø
El contar con información fidedigna sobre la
oportunidad en la que se contarán con los montos de las diferentes fuentes de
financiamiento, evitará que se genere un déficit en el Plan Operativo
Institucional, con el consecuente impacto en el aspecto social y económico, así
como de imagen institucional.
Ø
Evitar paralizaciones de obras en ejecución.
Ø
Evitar
problemas de índole
social y consecuentemente acciones cruentas y hostiles de la población
hacia sus autoridades.
Ø
Evitar afectar credibilidad de la gestión.
Ø
Garantizar oportunidad de entrega de obras.
Ø
Facilitar el control y monitoreo del Comité de
Gestión e Inversiones.
9.5.
Fase 5 - Criterios
para la Priorización de Acciones y Proyectos: Los criterios
cualitativos y cuantitativos a tener en cuenta por parte de los miembros del
Comité de Gestión e Inversiones para la priorización de inversiones serán los
siguientes:
Ø
Alineamiento
Estratégico: Es fundamental que el proceso de priorización y selección de
inversiones, respete la relación de las mismas con los ejes estratégicos y los
objetivos estratégicos institucionales contenidos en ellos.
Ø
Sostenibilidad: Grado en que los efectos
transformadores derivados de la intervención se podrían sostener en el tiempo
una vez agotada la ayuda externa o el financiamiento con recursos propios.
Ø
Impacto
Económico: Efectos de mediano plazo, directos e indirectos, que pueden ser
derivados de una intervención (tiene un alcance, por tanto, superior al de
eficacia).
Ø
Transversalidad
con la Problemática Local: Prioridad otorgada en el objetivo a aquellos
aspectos transversales que deben estar presentes en toda intervención,
relacionados con la lucha contra la pobreza, la equidad de género, la
sostenibilidad ambiental y la defensa de los derechos humanos en todas sus
dimensiones.
Ø
Impacto Social: Adecuación de los
objetivos del proyecto al contexto para el que se realiza, tomando en cuenta los
problemas, necesidades y posibilidades de la población beneficiaria y los
objetivos que debiera perseguir la ayuda.
9.6.
Fase 6 - Alineamiento
de Recursos con Requerimientos: Esta
fase constituye el
preámbulo a la
formulación y elaboración definitiva del Plan Operativo
Institucional y constituye aquella acción por la cual se establece de manera
definitiva cuales son los proyectos y/o requerimientos que serán financiados
por los recursos obtenidos a través de las diferentes fuentes de
financiamiento. En el Esquema Nº 3 se grafica de manera simple la filosofía de
esta fase:
VALOR TOTAL (S/.) DE LOS REQUERIMIENTOS Y
PROYECTOS PRIORIZADOS: A pesar de que el concepto vertido es bastante
sencillo y no depende de modelos matemáticos y formulas complejas, siempre se
presentan dificultades que originan desbalances y falta de proporcionalidad en
la asignación de recursos a los diferentes proyectos que se requieren ejecutar
y han sido priorizados. A continuación planteamos algunos ejemplos que nos
permitirán establecer algunos lineamientos que nos ayudarán a entender cuál
debe ser la dirección con la cual se debe orientar el proceso de alineamiento
de recursos con los requerimientos.
Ejemplo Nº 1: Elegir un proyecto al cual por su
envergadura se le debe asignar el 80% de la totalidad de los recursos.
Ejemplo Nº 2: Concentrar la elección de los proyectos
en uno o dos ejes estratégicos, en desmedro de los dos restantes.
Ejemplo Nº 3: Elegir
proyectos para el
inicio de estudios
(perfil básico) teniendo en el banco de proyectos de la OPI proyectos
similares.
Ejemplo Nº 4: Desarrollar
y elegir proyectos de características similares y darles tratamiento individual
con la consecuente generación de sobrecostos tanto en lo referente a los
estudios preliminares como en la ejecución.
A partir de estos ejemplos podemos entonces establecer los lineamientos
básicos para el alineamiento de los recursos disponibles, con los proyectos
priorizados, los cuales enumeramos a continuación:
Ø
El valor individual de los proyectos de
inversión elegidos y asignados a los diferentes ejes estratégicos, no debe
exceder como máximo al 5% del total de los recursos disponibles a través de las
diferentes fuentes de financiamiento.
Ø
El alineamiento de los proyectos elegidos, con los recursos disponibles, debe reflejar una
adecuada dispersión de los mismos en los ejes estratégicos, para lo cual se
recomienda la siguiente distribución:
o Eje Estratégico
de Desarrollo Social 40%
o Eje Estratégico
de Desarrollo Económico 30%
o Eje Estratégico
de Desarrollo Ambiental 15%
o Eje Estratégico
de Desarrollo Institucional 15%
Ø
Utilizar con carácter de obligatoriedad el
banco de proyectos de la OPI para la selección de proyectos, tanto a nivel de
presupuesto participativo, como para la selección de carácter institucional.
Ø
Alinear
y ejecutar con
carácter de obligatoriedad los
proyectos priorizados del presupuesto participativo, con la finalidad no
solo de respetar la decisión ciudadana
plasmada en un instrumento democrático, sino también para fortalecer la imagen
institucional en materia de credibilidad social.
Ø
Establecer una política de empaquetamiento de
proyectos similares, para lograr un alineamiento con ahorro de recursos y
consecuentemente con la posibilidad de reclutar a la zona contratistas de mayores
potencialidades de equipamiento y económicas.
Ø
Evitar el alineamiento de proyectos con alto
contenido político y alejado de las necesidades establecidas en cada eje
estratégico.
9.7.
Fase 7 -
Formulación del Plan Operativo Institucional: Esta fase
constituye la etapa final del proceso, en la cual se construye el instrumento definitivo
en donde estarán representados todos los proyectos que han sido alineados a los
recursos existentes. A pesar de todo lo actuado en las fases anteriores, es
fundamental que la información de los
proyectos seleccionados, sea
plasmada en un instrumento que refleje no solo los
proyectos en si, sino también la programación de las diferentes etapas de
ejecución de los mismos. La referencia para esta programación la constituirán
las fechas en las que se tendrá que efectuar pagos como producto de la
ejecución de cada una de la etapas, para ello en los Anexos Nºs 3 y 4 se
presentan el formato para la elaboración del Plan Operativo Institucional con
un ejemplo y los plazos a tener en cuenta para la programación de los pagos en
cada una de las etapas de ejecución, dependiendo de la modalidad de
contratación y duración de la obra. A
continuación se enumeran
los aspectos más
importantes de la formulación del Plan Operativo
Institucional:
Ø
Se enumera la totalidad de los proyectos
seleccionado.
Ø
Los
proyectos de la
lista son clasificados
de acuerdo a sus
características en cada uno de los ejes estratégicos y dentro de ellos en cada
uno de los objetivos establecidos en la formulación del PDC.
Ø
Cada eje estratégico y los objetivos
contenidos en los mismos, tienen asignados un código de acuerdo al detalle
siguiente:
PLAN DE DESARROLLO CONCERTADO - PDC
OBJETIVOS ESTRATEGICOS INSTITUCIONALES - OEI
|
|
CÓDIGO
|
OBJETIVOS POR EJE ESTRATÉGICO
|
1
|
Grupo Eje Estratégico de Desarrollo Social
|
1.1
|
ƒ Contribuir para un adecuado servicio de salud en las
zonas rurales de la Provincia de Huarmey
|
1.2
|
ƒ Contribuir a mejorar los niveles de nutrición de los sectores más afectados por la pobreza y extrema
pobreza.
|
2
|
Grupo Eje Estratégico de Desarrollo Económico
|
2.1
|
ƒ Mejorar la infraestructura vial, productiva, portuaria y
de servicios
|
2.2
|
ƒ Planificar el desarrollo del territorio (planeamiento
urbano, catastro, plan de ordenamiento territorial y zonificación
económica ecológica
(POT, ZEE)
|
3
|
Grupo Eje Estratégico de Desarrollo Ambiental
|
3.1
|
ƒ Fortalecer la gestión de proyectos de saneamiento básico
|
3.2
|
ƒ Fortalecer la gestión integral de tratamiento de los
residuos sólidos
|
4
|
Grupo Eje Estratégico de Desarrollo Institucional y de Capacidades
|
4.1
|
ƒ Fortalecer
los procedimientos
para la prestación de servicios públicos de calidad.
|
4.2
|
ƒ Desarrollar
el potencial humano para una gestión basada en resultados y
el uso intensivo de tecnologías.
|
Ø
Los códigos para la formulación del Plan
Operativo Institucional tienen cinco (5) niveles, los cuales para mayor
comprensión se detallan a continuación:
o Eje Estratégico
Desarrollo Social 1
o Objetivo
estratégico Nº 1 de Desarrollo Social 1.1
o Proyecto de
Objetivo estratégico Nº 1 1.1.1
o Etapas de
proyecto de objetivo estratégico 1.1.1.1
o Acciones de etapa
de proyecto de objetivo estratégico 1.1.1.1.1
Ø
Teniendo en cuenta la codificación establecida
en el Cuadro Nº 1, así como los cinco (5) niveles especificados en el inciso
d., todos los proyectos seleccionados en cada eje y objetivo estratégico
tendrán que tener asignados un código. Ejemplo: si el objetivo estratégico 1.1
del eje estratégico 1 tiene asignados tres (3) proyectos, estos tendrán los
siguientes códigos: 1.1.1, 1.1.2, y 1.1.3.
Ø
Lo expuesto en el inciso e. se efectuará para
cada uno de los proyectos seleccionados y asignados a cada eje y objetivo
estratégico, de tal manera que ningún proyecto podrá ser parte del Plan
Operativo Institucional sin tener asignado un código, toda vez que a partir de
este se establece el código de nivel 4, el cual permite asignar los recursos a
cada una de las etapas y el código de nivel 5 que permite alimentar el sistema de
seguimiento y evaluación.
Ø
Tal como se establece en el inciso f, se
define cada una de las etapas y acciones de la ejecución de los proyectos y se
asigna un plazo de tiempo de ejecución, de acuerdo a los plazos establecidos en
el Anexo Nº 4.
Ø
Establecidos los códigos y los plazos se
genera en el formato del Anexo Nº 3 la programación de pagos y los montos
asignados a cada etapa de los proyectos a ejecutar, tal como se muestra en el Formato
ejemplo del anexo antes señalado.
10. Metodología para el Seguimiento y Evaluación
del Plan Operativo Institucional: El Plan Operativo Institucional constituye,
tal como se ha señalado a través de todo el documento, un instrumento esencial
en la buena marcha de la gestión institucional, por lo tanto resulta
fundamental, establecer mecanismos que permitan asegurar su correcto funcionamiento
y ejecución. Para ello es importante establecer los hitos que de una u otra
manera constituyen puntos de referencia para el seguimiento y evaluación del
Plan Operativo Institucional, para
ello estableceremos dos
dimensiones: una integral y una que permita el seguimiento y evaluación
individual, de tal forma de que ambas estén articuladas y que una sirva para
tomar decisiones en función de la otra. Lo anteriormente expuesto, significa
que las brechas que se encuentren en la evaluación integral del POI, deberán
analizarse a través de la evaluación individual de cada proyecto asignado en
cada eje estratégico y sobre la base de dicho análisis tomar las decisiones que
permitan efectuar los ajustes requeridos. Para el desarrollo e implantación de
esta metodología se utilizarán dos formatos, los cuales se pueden observar en
los Cuadros Nº 2 y N° 3, los que pretenden
de una manera
muy simple y sencilla proveer de
información consolidada
integral y de
detalle sobre la
marcha y ejecución
del Plan Operativo Institucional.
A continuación se muestra el detalle de los formatos:
11. Estructura de Gestión del Plan Operativo
Institucional: Este capítulo trata de una manera muy directa de la estructura
de gestión del Plan Operativo Institucional, sin embargo esto no debe
confundirse con lo que representa una organización funcional. En el Diagrama Nº
1 se detallan las fases e interfaces de esta estructura de gestión.
Como complemento de la estructura de gestión
presentada en el Diagrama Nº 1, en el Anexo Nº 1 se presenta un modelo de Plan
Operativo Institucional de La Municipalidad de Abancay y en el Anexo N° 2 la
mencionada municipalidad emite una DIRECTIVA N° 03-2012-MPA NORMAS PARA LA
FORMULACION Y EVALUACION DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL (POI) – 2013 DE LA
MUNICIPALIDAD PROVINCIAL DE ABANCAY
12. Conclusiones:
12.1. A los largo de
estos tiempo la gestión municipal ha ido creciendo a grandes pasos ya que antes
no veíamos el uso de herramientas de gestión, ahora las mayor parte de las
municipalidades cuentan y están obligadas a usarlas para tener una buena
gestión, bueno nos hemos llevado con la sorpresa de que la Municipalidad
Provincial de El Collao Ilave no cuenta con POI y lo mismo pasa con el Gobierno
Regional de Puno da mucho que desear.
12.2. Es muy importante
la formulación del manual de la elaboración de Plan Operativo Institucional o
las Normas como lo hace la municipalidad de Abancay, no todas las
municipalidades cuentan con esta herramienta; antes de hacer el POI se debería
hacer el manual o el reglamento del POI.
13. Recomendaciones:
13.1. Invitamos a la municipalidad
y exigimos como parte del pueblo que hagan la elaboración de un manual para la
elaboración del Plan Operativo Institucional y luego pues la formulación y
evaluación del mismo.
13.2. Aunque esto suene
como nuevo pero la elaboración de un manual de formulación del POI es de vital
importancia ya que esta herramienta de gestión es de corto plazo eso implica
ejecución inmediata.
Bibliografía
Ø Manual de la
elaboración y evaluación del Plan Operativo MPA.
Ø Herramientas de
gestión de la MPA.
Ø Guía especifica
del Plan Operativo Institucional.
Ø Ministerio de
economía y finanzas.
INDICE
Presentación
--------------------------------------------------------- 2
Introducción
--------------------------------------------------------- 3
Objetivo principal
--------------------------------------------------- 4
Objetivos específicos
----------------------------------------------- 4
¿Qué Es El Plan Operativo Institucional? --------------------- 5
El Plan
Operativo Es Necesario Porque ----------------------------- 5
Los Objetivos Del Plan
Operativo Institucional -------------------- 5
¿Qué Contiene El Plan
Operativo Institucional? -------------------- 6
¿Cómo Elaboramos El Plan Operativo Institucional? -----------------
7
Pasos Para Elaborar El Plan
Operativo Institucional ---------------
8
El Proceso de
Modernización y
el Planeamiento Operativo Institucional -------------------------- 14
Marco Teórico del
Planeamiento Operativo Institucional ------- 15
Metodología para la
Elaboración del
Plan Operativo
Institucional --------------------------------------- 16
Metodología para el Seguimiento y Evaluación
del Plan Operativo Institucional ------------------------------------
29
Estructura de Gestión del Plan Operativo Institucional -----------
31
Conclusiones --------------------------------------------------------
33
Recomendaciones
--------------------------------------------------- 34
Bibliografía
--------------------------------------------------------- 35
Anexo 1
------------------------------------------------------------- 37
Anexo 2
------------------------------------------------------------ 38