EVALUACION DE LOS CONTROLES INTERNOS

1.    COMPRAS CUENTAS POR PAGAR Y EGRESOS DE CAJA

Objetivos Específicos

Los objetivos deberán determinar

a.    Verificar si existen adquisiciones de bienes y/o servicios que se encuentran debidamente autorizados, para  lo cual considere lo siguiente

·        Se utiliza un manual de procedimientos de compras

·        Toda adquisición es previamente autorizada por los funcionarios responsables

·        Se verifica la secuencia numérica de la ordenes de pedido

·        Existe independencia  entre los funcionarios de compra recepción, cuentas por pagar caja, etc

b.    Comprobar si existen cuentas por pagar sin haber recibido bienes y servicios, considerar:

·        Existe un departamento de recepción separado

·        Se utilizan reportes de entradas u otros informes de recepción por escrito

·        Se examina la existencia recibida, se reclaman los faltantes y se usanzotas de caja prenumeradas

·        Las facturas y reportes de entradas se envían directamente a contabilidad y se registran de inmediato

·        Se verifican las facturas con las ordenes de compra y notas de entrada

·        Cuando se pagan las facturas son selladas con el sello pagador y fechador

c.    Verificar si existen pagos que no están sustentados documentariamente

·        Todos los pagos se efectúan con cheque

·        Se verifica la corrección de las cantidades que da evidencia de tal gestión

·        Se registran los cheques en el libro de bancos a medida que se preparan

·        Los funcionarios que firman cheques están debidamente autorizados y verifican que sea adecuada y completa la información

·        Esta prohibido firmar cheques en blanco

·        Se prepara mensualmente una relación de cuentas por pagar

·        Se prepara mensual mente conciliaciones bancarias

·        Se verifica la secuencia de cheques prenumerados

·        Existe un control sobre los cheques utilizados

·        Se destruye los cheques inutilizados o cancelados

·        Se prohíbe la expedición de cheques al portador

d.    Verificar si el fondo de caja chica es utilizado correctamente.

·        El fondo de caja chica esta debidamente autorizado

·        Este fondo mantiene montos razonable

·        Los desembolsos y reembolsos son aprobados

·        Los documentos pagados son anulados mediante el sello fechador pagador

·        se realizan arqueos periódicos

e.    Verificar si pueden adquirirse activos fijos o disponerse de ellos sin la debida autorización

·        Las requisiciones para la compra de activos fijos o para reparaciones mayores se aprueban por un funcionario responsable

·        La sección responsable  reporta los activos fijos desechados

·        Se llevan registros detallados de activos fijos y de su depreciación acumulada.

Prueba de transacciones

Los procedimientos de prueba de transacciones incluyen:

a.    Obtener el registro de órdenes de compra y efectuar los siguientes procedimientos.

·        Verificar la secuencia numérica de las ordenes de compra emitidas

·        Seleccione una muestra y verifique el cumplimiento de los términos de entrega especificados en las ordenes de compra

·        La muestra seleccionada debe ser confrontada mediante a las ordenes de compra con las notas de ingresos etc.

b.     Obtener el registro de ordenes de compra y efectuar los siguientes procedimientos:

·        Verifique las sumas verticales y horizontales del registro de cuentas por pagar y  coteje los totales con el libro mayor

·        Seleccione una muestra significativa y comparar la información que aparece en ella con los asientos contables nota de entrega o almacén

·        Compruebe si las cuentas por a pagar seleccionadas se encuentran debidamente autorizados por los funcionarios respectivos.

·        Verifique si las muestras fueron pagadas y si las mismas se encuentran registrados en el libro bancos

·        Compare el detalle de las facturas de materiales y mercancías con los registrado en las tarjetas kardex valorado

c.        Obtener el libro caja y el libro bancos y efectué lo siguiente

·        Verifique las sumas verticales y horizontales y confróntelo con el libro mayor

·        Seleccione un número suficiente de cheques girados y compare la información con los asientos contables y el reg. de cuentas por pagar y examine la información sustentatoria

·        Verifique si existe una secuencia numérica en la utilización de los cheques

·        Verifique el sistema de cheques no utilizados y examine el procedimiento que se sigue para su cancelación

2.    PLANILLAS Y GASTOS DE PERSONAL

Objetivos Específicos

Los objetivos deberán determinar:

a.        Puede de alguna manera inflarse las planillas de personal. Considere lo siguiente

·        Para la contratación de nuevos trabajadores se requiere previamente la autorización respectiva

·        Se investiga a los nuevos empleados

·        La preparación de las planillas esta separada de las funciones relativas a personal, control de tiempo y pago de remuneraciones

·        Previo el pago de remuneraciones se le exige al trabajador firmarla correspondiente boleta de pago

·        Se verifica el registro de planillas con los recibos recabados

b.        Se han efectuado pagos por trabajos no realizados. Considere lo siguiente

·        Se utilicen las tarjetas de reloj marcado u otro control

·      Están separados las funciones relativas al control de tiempo preparación de planillas pagos y aprobaciones

·        Se aprueba mediante el tiempo extra trabajado

c.        Las vacaciones acumuladas son controladas y registradas adecuadamente

·        Se verifican los cómputos por vacaciones acumuladas

·        Se comunican en su oportunidad a la autoridad administrativa

·        Previo la acumulación de vacaciones se formalizara documentariamente

·        Se efectúa provisiones  respectivas de las vacaciones acumuladas

Prueba de Transacciones

Los procedimientos de pruebas de transacciones incluyen

a.        Obtener el registro y/o libros de planillas y llevar a cabo los siguientes procedimientos:

·        Verificar las sumas verticales y horizontales del libro de planillas

·        Cotejar o conciliar los totales contra el resumen de planillas del cliente

b.        Seleccione un numero suficiente de empleados del libro de planillas

·        Comparar las horas trabajadas con las tarjetas de tiempo autorizadas

· Examinar la documentación sustentadora por los anticipos de sueldo viáticos, etc

·        Verificar cálculos por contribuciones sociales

·   Verificar los datos consignados al trabajador en planilla de sueldos /o boleta de remuneraciones con el file del trabajador

c. Determinar que las remuneraciones de los ejecutivos estén debidamente autorizados por el consejo directivo

d.        Solicitar la relacion de trabajadores que han  cesado durante el periodo bajo examen y efectue lo siguiente:

·        Verifique el calculo de beneficios sociales

·        Verifique el pago por incentivos y si los mismos han sido aprobados por organo competente

·        Examine las palnillas subsecuentes para asegurarse que el trabajador cesante no se ha seguido considerando en planilla.

e.        Presencie el pago de remuneraciones

3.    CUENTAS POR PAGAR E INGRESOS A CAJA

Objetivos especificos

Los objetivos deberan detrminar

a.        Se verifica el total  de transacciones efectuadas con el total facturado

b.        Si pueden ocurrir errores en el proceso de facturación

·        Verificar el valor de lo facturado.

·        Verificar el pago de usuarios.

c.        Se pueden facturar transacciones sin ser registradas, efectue

·        Se verifica la secuencia numerica de las facturas.

·        Estan segregadas las funciones de facturación.

·        El total de facturación mensual se envia directamente a la fuente donde se registra en el libro mayor.

·        Se cuadra mensualmente el auxiliar de ventas.

d.        Es posible la utilización de fondos provenientes de las cobranzas para cubrir los importes sustraídos.

·        Si se prepara y revisa mensualmente usan relación de saldos de cuentas por cobrar clasificados por antigüedad.

·        El seguimiento de las cuentas morosas se lleva a cabo  por una persona distinta al que lleva el registro de cuentas por cobrar.

e.        Pueden recibirse cobros sin que se depositen

·        Están separadas las funciones rativas a caja, al auxiliar de cuentas por cobrar.

·        Si al recibirse los cheques se estampa el sello “para depósitos solamente u otro similar”.

·        Si los ingresos por cobrar del servicio en ventanilla son entregados directamente al cajero.

·        Los ingresos  por cobros del servicio son depositados intactos y de acuerdo a las normas establecidas.

f.         Si los recibos y/o facturas  vencidas pueden pasar inadvertidas

·        Se prepara independiente una relacion de saldos, clasificados por antigüedad y si estas se concilian con el libro mayor.

·        Se hace seguimiento independiente de la cuenta vencidas y conciliadas.

Prueba de transacciones

Los procedimientos incluyen

a.        Obtener el registrote ventas y realizar los siguientes procedimientos

·        Verificar las sumas verticales y horizontales en el registro de ventas y confrontar con el libro mayor

·        Cotejar los asientos con  el registro de ventas con los  cargos en el auxiliar de cuentas por cobrar

·        Cotejar los asientos seleccionados del registro de ventas contra copias de las facturas en archivos

b.        Seleccionar un número de recibos y o  facturas emitidas por la venta de bienes y servicios prestados y coteje la información  mostrada en los recibos y/o facturas y las tarifas vigentes

c.        Verificar la secuencia numérica de los recibos de ventas expedidos durante el año

d.        Obtener un registro de ingresos  y llevar a cabo los siguientes procedimientos

·        Verificar las sumas verticales  horizontales

·        Conciliar los depósitos totales del mes según el registro de ingresos

·        Comparar los depósitos diarios en el registro de ingresos

e.        Obtener el registro de cuentas por pagar

·        Verifique las sumas verticales y  horizontales del registro de cuentas por pagar

·        Seleccione de los registros una muestra significativa y compare la información que aparece en ella con los asientos contables

·        Compruebe si las cuentas por pagar se encuentran autorizadas por los funcionarios

·        Verifique si las muestras fueron pagadas y se registraron en el libro bancos.

f.         Obtener el libro caja y libro bancos y efectué:

·        Verifique las sumas verticales y horizontales y confronte con el libro mayor.

·        Seleccione un numero suficiente de cheques girados y compare la información

·        Verifique si existe una secuencia numérica en la utilización de cheques

·        Verifique si existen cheques no utilizados y examine el procedimiento que se sigue para su cancelación

4.    INVENTARIOS Y ALMACENES

Objetivos específicos

Los objetivos deben determinar

a.        Si los artículos en el inventario pueden extraviarse o ser robados

·        Se verifica la secuencia numérica de los informes de recepción

·        Si existe una sección de recepción por separado

·        Si existe custodios responsables

·        Si el almacen es adecuado y esta resguardado adecuadamente

·        Si se llevan registros de inventarios perpetuos por persona distinto al almacenista

·        Si periódicamente se realizan recuentos físicos de inventario

·        Si se verifica la secuencia numérica de las requisiciones de material prenumerados si hay cobertura adecuada de seguros

·        Si se toma un inventario anual

·        Si lo files de los usuarios se encuentran debidamente archivados y codificados

Prueba de Transacciones

Las áreas  que debe considerarse  para hacer prueba de transacciones incluye:

a.        Por la percepción de materiales y suministros solicite las notas de ingreso y verifique su secuencia numérica

b.        Solicite el registro de ordenes de salida y seleccione una muestra y verifique la secuencia numérica y compruebe que los mismos se encuentren debidamente autorizados por los respectivos funcionarios

c.        Solicite el registro de inventarios perpetuos y verifique el sistema de valuación utilizado por la entidad

d.        Solicite las actas de culminación de inventarios y verifique la razonabilidad de los ajustes realizados

e.        Verifique las instrucciones que se han elaborado para la verificación física de inventarios y compruebe si se ha cumplido

Verifique el ordenamiento de los  files de usuarios.